Gestión de activos en empresas Retail en 2025: Control, eficiencia y visión en tiempo real

Introducción: Trazabilidad como ventaja competitiva

En el sector retail, donde coexisten miles de activos físicos en múltiples ubicaciones, la trazabilidad se ha convertido en una herramienta estratégica. Tener visibilidad sobre el estado, ubicación y uso de cada activo permite optimizar recursos, reducir costos, prevenir fallas y mejorar la experiencia del cliente. En 2025, esta trazabilidad ya no depende de procesos manuales: la tecnología la habilita y la hace escalable.

Principales desafíos en la gestión de activos retail

• Inventarios desactualizados o inexistentes.

• Mantenimiento reactivo y costoso.

• Descoordinación entre compras, mantenimiento y operaciones.

• Falta de integración entre sistemas.

• Activos críticos fuera de servicio sin aviso.

• Altos costos ocultos por ineficiencias.

Ante este contexto, las empresas líderes están adoptando nuevas tecnologías para transformar su gestión de activos. Aquí desarrollamos las 10 claves más relevantes en 2025:

1. Digitalización de activos físicos – Inventario digital en tiempo real

La digitalización permite crear un registro único y dinámico de cada activo: ubicación, estado, proveedor, fecha de compra, historial de mantenimiento, entre otros. Usar etiquetas RFID, códigos QR o plataformas móviles asegura que el inventario esté siempre actualizado, accesible y centralizado. En nuestro caso nos apoyamos con nuestro CMMS Fracttal One para llevar una trazabilidad completa de los activos integrado al ERP de la empresa como base de datos origen.

2. IoT y sensores inteligentes – Monitoreo continuo y automatizado

Sensores conectados a internet permiten monitorear variables como temperatura, consumo eléctrico, vibraciones o niveles de ruido. Estos datos son enviados en tiempo real a plataformas de gestión, facilitando alertas automáticas cuando un activo opera fuera de sus rangos normales, lo que evita fallas inesperadas. Dispositivos como Fracttal Sense integrados al CMMS pueden ayudar en este objetivo.

3. Mantenimiento predictivo con IA – Prevención de fallas anticipadas

La inteligencia artificial analiza el comportamiento histórico de los activos junto a los datos en tiempo real para detectar patrones que anticipan fallas. Esto permite programar mantenimientos solo cuando realmente se necesitan, reduciendo costos y evitando interrupciones operativas en tiendas.

4. Integración con ERP y CMMS – Datos centralizados y sincronizados

Integrar la gestión de activos con sistemas como ERP (gestión financiera y compras) y CMMS (mantenimiento) evita silos de información. Esto mejora la trazabilidad, acelera procesos como órdenes de compra o solicitudes de reparación, y permite tomar decisiones con una visión completa del negocio. En Orizone B&T tenemos casos de éxito implementandos en empresas Retail de Perú donde integramos la pontencia de un CMMS como Fracttal One y un módulo complementario como Suplayers MLA al ERP SAP de nuestro cliente y así cubrir todas las necesidades planteadas en el proyecto.

5. Optimización del ciclo de vida – Uso eficiente y prolongado

Entender el ciclo completo de cada activo —desde la adquisición hasta su disposición final— permite decidir mejor cuándo reparar, reemplazar o reubicar. Esto maximiza la inversión y asegura que los activos estén siempre disponibles y operativos donde más se necesitan.

6. Sostenibilidad y eficiencia energética – Menor consumo, mayor rendimiento

Monitorear el consumo energético y el impacto ambiental de los activos ayuda a tomar decisiones sostenibles. Sustituir equipos ineficientes, apagar sistemas fuera de horario o programar mantenimiento preventivo son medidas que reducen el impacto ambiental y los costos operativos. Dispositivos como Fracttal Sense Energy y Fracttal Sense Energy Plus puede ayudar en este objetivo permitiendo una medición en tiempo real del consumo y disparando tareas de mantenimiento en forma automatizada.

7. Automatización de inventarios físicos – Recuentos rápidos y precisos

Con tecnologías como RFID, codificación QR, escáneres móviles y drones, los inventarios pueden realizarse sin interrumpir operaciones. Esto reduce drásticamente los errores humanos, acorta tiempos de auditoría y permite tener siempre una visión actualizada de los activos, incluso en grandes superficies. Para este objetivo podemos usar aplicaciones como Suplayers MLA que integrado con el CMMS y con el ERP brindan un entorno ágil y seguro para el levantamiento de inventarios físicos y también par ala gestión de movimientos y bajas de activos.

8. Impacto en experiencia del cliente – Tiendas operativas y confiables

Un activo en mal estado puede afectar directamente al cliente: un punto de venta fuera de servicio, un congelador dañado, una pantalla apagada. La buena gestión garantiza que los elementos físicos de la tienda funcionen correctamente, mejorando la experiencia de compra y la percepción de marca.

9. Costos ocultos por mala gestión – Gastos innecesarios no detectados

Recomprar equipos por falta de inventario, pagar mantenimientos de emergencia o sufrir pérdidas por inactividad son ejemplos de costos ocultos que una mala gestión de activos genera. Identificarlos y eliminarlos es una fuente directa de ahorro y mejora del margen operativo.

10. Casos de uso y prácticas – Ejemplos reales aplicados hoy

• Una cadena de supermercados en América Latina usa sensores IoT para monitorear en tiempo real la temperatura de sus cámaras frigoríficas, reduciendo pérdidas de productos y energía.

• Una tienda por departamentos implementó mantenimiento predictivo en ascensores y escaleras eléctricas, evitando paradas no planificadas.

• Un minorista de moda automatizó el inventario de mobiliario y señalética de temporada, logrando mayor control en campañas y mejor reutilización de materiales.

• Nuestro caso particular, donde una cadena de supermercados en Perú implementó una solución integral vinculando el CMMS Fracttal One con Suplayers MSP para la gestión y selección ágil de proveedores de servicios y el módulo Suplayers MLA para la gestión logística de sus activos, todo ello integrado con su ERP SAP. (Puedes consultar por más detalles de este proyecto aqui)

Conclusión

La gestión de activos físicos en el retail ha dejado de ser una función meramente operativa para convertirse en un factor decisivo en la competitividad de las empresas. En un entorno donde cada detalle impacta en la eficiencia, los costos y la experiencia del cliente, contar con una estrategia sólida de trazabilidad y mantenimiento inteligente ya no es opcional: es una condición necesaria para crecer de forma sostenible.

En 2025, las empresas que priorizan la visibilidad, el control y la optimización del ciclo de vida de sus activos logran operar con mayor agilidad, tomar decisiones basadas en datos en tiempo real y anticiparse a los problemas antes de que ocurran. Esto no solo se traduce en menos interrupciones y mejores márgenes, sino también en una experiencia de compra más fluida y confiable para el cliente.

La incorporación de tecnologías como IoT, inteligencia artificial, plataformas integradas y automatización está redefiniendo lo que entendemos por eficiencia operativa. Pero más allá de la tecnología, el verdadero cambio radica en la mentalidad: pasar de una gestión reactiva y fragmentada a una cultura de control proactivo, colaboración interdepartamental y mejora continua.

En definitiva, los retailers que inviertan en una gestión moderna de activos estarán mejor posicionados para adaptarse a los cambios del mercado, cumplir con estándares ambientales y normativos, y diferenciarse en un entorno altamente competitivo. Gestionar bien los activos es, en última instancia, gestionar bien el negocio.